§1 Definicje

Niniejszy Regulamin określa warunki korzystania z Panelu redaktora i Serwisu internetowego Otwarty System Archiwizacji. Na potrzeby niniejszego Regulaminu poniższym pojęciom przypisuje się następujące znaczenie:

Regulamin - niniejszy regulamin Otwartego Systemu Archiwizacji.
Zarządzający Otwartym Systemem Archiwizacji: Centrum Archiwistyki Społecznej (dalej: CAS), z siedzibą w Warszawie, przy ul. Rejtana 17, lok. 25/26/27 (02-516 Warszawa), wpisane do Rejestru Instytucji Kultury, prowadzonego przez Ministra Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu pod numerem RIK 119/2020, posiadające nr NIP: 5213889307, REGON: 385444632.
Otwarty System Archiwizacji (dalej: OSA) - system informatyczny, składający się z Serwisu zbioryspoleczne.pl i Panelu redaktora OSA, służący do opisywania, udostępniania i wyszukiwania zbiorów archiwalnych, stworzony z myślą o archiwach społecznych, umożliwiający profesjonalne opracowanie zbiorów bez konieczności instalacji aplikacji.
Serwis zbioryspoleczne.pl - Serwis internetowy dostępny pod adresem: https://zbioryspoleczne.pl/, służący do prezentowania treści zamieszczonych w Panelu redaktora OSA.
Zbiory archiwalne podlegające prezentacji w Serwisie OSA: unikatowe materiały archiwalne, np. fotografie, listy, wspomnienia, dokumenty osobiste, nagrania audio, wideo, dotyczące historii lokalnej, życia społecznego, historii kultury, sportu, historii grup zawodowych i społecznych.
Panel redaktora Otwartego Systemu Archiwizacji (dalej: Panel redaktora OSA) - narzędzie wchodzące w skład OSA, dostępne pod adresem: panel.osa.archiwa.org, służące do opracowywania zbiorów archiwalnych.
Użytkownik - to osoba korzystająca z serwisu zbioryspoleczne.pl w zakresie zapoznania się z zamieszczonymi tam zasobami.
Przedstawiciel Instytucji - osoba fizyczna działająca w imieniu, na rzecz i z upoważnienia Instytucji, posiadająca konto Kierownika, Redaktora lub Edytora.
Instytucja - podmiot, w imieniu którego działa Kierownik, Redaktor i Edytor, wpisany do bazy archiwów społecznych, prowadzonej przez CAS. Wpisu do bazy można dokonać za pomocą elektronicznego formularza rejestracyjnego. Za Instytucję, CAS może uznać również osobę fizyczną lub grupę nieformalną, która reprezentuje archiwum prywatne.
Kierownik - Przedstawiciel Instytucji korzystający ze wszystkich funkcjonalności udostępnionych w Panelu redaktora. Kierownikiem może być wyłącznie osoba fizyczna powyżej 18. roku życia, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
Redaktor - Przedstawiciel Instytucji korzystający ze wszystkich funkcjonalności udostępnionych w Panelu redaktora oprócz modyfikowania kont innych Przedstawicieli Instytucji oraz trwałego usuwania plików. Redaktorem może być wyłącznie osoba fizyczna powyżej 18. roku życia, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
Edytor - Przedstawiciel Instytucji korzystający ze wszystkich funkcjonalności udostępnionych w Panelu redaktora oprócz modyfikowania kont innych Przedstawicieli Instytucji, trwałego usuwania plików oraz publikowania Zasobu online. Edytorem może być wyłącznie osoba fizyczna powyżej 18. roku życia, posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych.
Strona Archiwum - indywidualna strona internetowa w strukturze Serwisu OSA, przeznaczona do prezentacji danych i zasobu danej Instytucji.
Zasób - zbiór archiwaliów danej Instytucji opisany w Panelu redaktora OSA.
Konto - indywidualne Konto Redaktora, do którego ma dostęp za pomocą loginu i hasła.
Dane - dane Redaktora, w tym dane o charakterze osobowym przetwarzane w celu realizacji Usługi
Rejestracja - czynność polegająca na podaniu Danych przez Redaktora wyszczególnionych w elektronicznym formularzu rejestracyjnym, w zakresie niezbędnym dla korzystania z OSA.
Usługi – usługi elektroniczne świadczone przy pomocy OSA, w tym:
1. Usługi informacyjne – oznaczają w szczególności zapewnienie Użytkownikom dostępu do materiałów informacyjnych, opisów archiwalnych i plików udostępnionych za pomocą mechanizmów informatycznych serwisu zbioryspoleczne.pl przez sieć Internet, do których korzystania należy używać przeglądarki internetowej (zalecane Chrome lub Mozilla Firefox), a system operacyjny nie powinien być starszy niż Windows 7.
2. Usługi informatyczne – oznaczają w szczególności usługi zapewniające Redaktorom możliwość dodawania, modyfikowania i usuwania treści w Panelu redaktora OSA oraz publikowania treści w Serwisie zbioryspoleczne.pl w ramach możliwości informatycznych OSA.

§2 Ogólne warunki świadczenia Usług drogą elektroniczną

Korzystanie z OSA odbywa się przy wykorzystaniu systemu teleinformatycznego, zapewniającego przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne, zgodnie z brzmieniem ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j.: Dz. U z 2020 poz.344).
Umowa o świadczeniu usług informacyjnych pomiędzy CAS a Użytkownikiem zostaje zawarta w chwili wpisania w przeglądarce internetowej adresu URL lub wybrania przekierowania do Serwisu zbioryspoleczne.pl, w szczególności stron internetowych zawierających treści informacyjno-promocyjne.
Umowa o świadczeniu usług informacyjnych pomiędzy CAS a Użytkownikiem zostaje rozwiązana z chwilą opuszczenia Serwisu przez Użytkownika.
Umowa o świadczeniu usług informatycznych pomiędzy CAS a Przedstawicielem Instytucji zostaje zawarta w chwili założenia Konta Kierownika, Redaktora lub Edytora.
Strony mogą rozwiązać umowę o świadczenie usług informatycznych w każdym czasie poprzez przesłanie oświadczenia o wypowiedzeniu droga elektroniczną na adres email: osa@cas.org.pl.
CAS zastrzega sobie prawo do rozwiązania umowy o świadczenie usług informatycznych drogą elektroniczną (zablokowania Konta Kierownika, Redaktora, Edytora) ze skutkiem natychmiastowym w następujących przypadkach:
1. naruszenia przez Kierownika, Redaktora, Edytora postanowień niniejszego Regulaminu,
2. podjęcia przez Kierownika, Redaktora, Edytora działań wpływających negatywnie na działanie Serwisu OSA, w tym powodujących zakłócania jego funkcjonowania,
3. powzięcia uzasadnionych wątpliwości co do prawdziwości danych zawartych przez Kierownika, Redaktora, Edytora w elektronicznym formularzu rejestracyjnym.
Rozwiązanie Umowy wiąże się z usunięciem z OSA wszystkich danych, treści i Zasobu zamieszczonych przez Kierownika, Redaktora lub Edytora.

§3 Warunki techniczne korzystania z usług

Użytkownik chcący korzystać z OSA, a w szczególności świadczonych przy jego pomocy usług, musi zapewnić we własnym zakresie hardware (np. komputer stacjonarny, laptop, tablet) z zainstalowaną przeglądarką internetową i oprogramowaniem niezbędnym do właściwego korzystania z wybranych usług oraz połączenie z siecią Internet.
Korzystanie z wybranych usług może wymagać włączenia w przeglądarce internetowej obsługi protokołu bezpiecznej transmisji danych SSL, obsługi javascript, flash oraz plików cookies (tzw. ciasteczka).

§4 Rejestracja i konta Przedstawicieli Instytucji: Kierownika, Redaktora i Edytora

§5 Odpowiedzialność

Wszelkie dane i pliki wprowadzane do Panelu redaktora OSA oraz publikowane w Serwisie zbioryspoleczne.pl są i pozostaną własnością Instytucji, która ponosi pełną odpowiedzialność za ich treść.
Użytkownik i Przedstawiciel Instytucji przyjmują do wiadomości, iż ze względu na konfigurację techniczną sprzętu, za pomocą którego korzystają z Panelu redaktora OSA i Serwisu zbioryspoleczne.pl, pewne funkcje mogą być dla nich niedostępne.
CAS zastrzega sobie prawo do czasowego wyłączenia funkcjonowania Panelu redaktora OSA i Serwisu zbioryspoleczne.pl o dowolnej porze w celach utrzymania, uaktualnienia oraz technicznego ulepszenia sprzętu lub dla poszerzenia zawartości Serwisu, o czym uprzednio zamieści informację na stronie Serwisu.
CAS zastrzega sobie prawo do usunięcia jakichkolwiek treści lub materiałów graficznych, co do których uzna, że mogą naruszać prawo, dobre obyczaje, uczucia, w tym uczucia religijne oraz prawa osób trzecich.
CAS nie ponosi odpowiedzialności za:
1. treść, formę oraz poprawność Danych oraz innych informacji zamieszczanych przez Redaktora w Panelu redaktora OSA oraz publikowanych w Serwisie OSA;
2. informacje dotyczące Zasobów opracowywanych w Panelu redaktora OSA i prezentowanych w Serwisie zbioryspoleczne.pl, w tym: poprawność opisów archiwalnych, ich zgodność ze stanem faktycznym, przestrzeganie prawa autorskiego, prawa do wykorzystania wizerunku i innych praw osób trzecich;
3. rozpowszechnianie Danych Użytkowników dokonane przez innych Użytkowników lub osoby trzecie, jeśli nastąpiło ono z naruszeniem postanowień niniejszego Regulaminu lub obowiązujących przepisów prawa;
4. wykorzystanie opublikowanych w Serwisie zbioryspoleczne.pl Zasobów przez osoby trzecie, niezgodnie z intencją Kierownika i Redaktora;
5. nieuprawniony dostęp do Panelu redaktora OSA uzyskany z komputerów Instytucji lub z wykorzystaniem konta Kierownika, Redaktora lub Edytora przez osoby trzecie.
6. jakiekolwiek naruszenia interesów Instytucji powstałe w wyniku działań Przedstawicieli Instytucji.
Ponadto CAS nie ponosi odpowiedzialności za:
1. błędne działanie Panelu redaktora OSA, Serwisu zbioryspoleczne.pl i infrastruktury teleinformatycznej oraz ich następstwa;
2. awarie Panelu redaktora OSA, Serwisu zbioryspoleczne.pl i infrastruktury teleinformatycznej oraz ich następstwa;
3. przerwy w działaniu Panelu redaktora OSA, Serwisu zbioryspoleczne.pl i infrastruktury teleinformatycznej oraz ich następstwa.

§6 Brak odpłatności za korzystanie z OSA

CAS nie pobiera opłat za Rejestrację i korzystanie z Panelu redaktora OSA oraz Serwisu zbioryspoleczne.pl.

§7 Ochrona własności intelektualnej

CAS posiada autorskie prawa majątkowe do projektu graficznego i elementów graficznych Panelu redaktora OSA i Serwisu zbioryspoleczne.pl.
Treści publikowane przez Kierowników i Redaktorów w Serwisie zbioryspoleczne.pl, w szczególności teksty, zdjęcia, grafiki, dźwięki, materiały multimedialne, podlegają ochronie prawnoautorskiej.
Korzystanie z Serwisu zbioryspoleczne.pl nie jest równoważne z nabyciem przez Użytkownika praw do udostępnianych za pomocą Serwisu treści. Użytkownik może korzystać z treści udostępnianych w serwisie OSA jedynie w zakresie dozwolonego użytku prywatnego, w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz. U. 2021, poz.1062 ze zm.), ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o ochronie baz danych (t.j Dz. U. 2021, poz.386) oraz ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz. U. 2020, poz.1913 ze zm.).
Kierownicy i Redaktorzy udostępniający treści w Serwisie zbioryspoleczne.pl wyrażają zgodę na wykorzystywanie tych treści pozostałym Użytkownikom w zakresie dozwolonego użytku prywatnego lub szerszym, jeżeli dana treść jest częścią domeny publicznej lub jest udostępniona na jednej z otwartych licencji.
Kierownicy i Redaktorzy zamieszczający w Serwisie zbioryspoleczne.pl treści, które nie są ich własnością, oświadczają, że dysponują prawem do ich rozpowszechniania na podstawie zgody uprawnionych podmiotów, zawartych umów lub przepisów prawa obowiązujących na terenie Rzeczypospolitej Polskiej oraz ponoszą pełną odpowiedzialność za skutki powstałe w wyniku ich udostępnienia.
Kierownicy i Redaktorzy udostępniający treści w Serwisie zbioryspoleczne.pl udzielają CAS licencji nieodpłatnej, niewyłącznej, zbywalnej, nieograniczonej ani czasowo ani terytorialnie do publikowania tej treści w Serwisie oraz do wykorzystywania treści zamieszczonych w Serwisie zbioryspoleczne.pl w celu promocji OSA i Instytucji korzystających z OSA poprzez m.in. publikacje w mediach społecznościowych oraz w celach edukacyjnych, np. Do prezentacji treści zamieszczonych w OSA podczas szkoleń organizowanych przez CAS. Dodatkowo, po uzyskaniu osobnej zgody, CAS zastrzega sobie prawo do wykorzystania treści zamieszczonych w Serwisie do promocji CAS oraz w celach statutowych CAS, innych niż edukacyjne.

§8 Zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych

Zawierając umowę, o której mowa w § 2 ust. 4 Regulaminu Instytucja powierza CAS w trybie art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych z dnia 27 kwietnia 2016 r. dane osobowe do przetwarzania na zasadach i w celu określonym w niniejszym Regulaminie.
Instytucja niniejszym oświadcza, iż w odniesieniu do danych osobowych znajdujących się w zasobach prezentowanych i publikowanych w serwisie zbioryspoleczne.pl (dalej: „danych osobowych”) jest ich administratorem i że przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (2016/679) z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dale: „RODO”).
CAS zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane osobowe zgodnie z niniejszym Regulaminem, RODO oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
CAS będzie przetwarzał, powierzone na podstawie Regulaminu dane zwykłe w zakresie: danych twórców zasobów, ofiarodawców zasobów, posiadaczy praw zasobów oraz innych danych opisowych i bibliograficznych zgromadzonych i opublikowanych w serwisie przez Instytucję.
CAS będzie przetwarzać powierzone dane osobowe wyłącznie w celu realizacji usługi informatycznej.
CAS zobowiązuje się, przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych, do ich zabezpieczenia poprzez stosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających adekwatny stopień bezpieczeństwa odpowiadający RODO.
CAS zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych.
CAS zobowiązuje się zapewnić zachowanie w tajemnicy, o której mowa w art. 28 ust 3 pkt b RODO, danych osobowych, z wyjątkiem danych osobowych publicznie dostępnych, m.in. za sprawą ich publikacji w serwisie OSA.
CAS zobowiązuje się do upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wszystkich osób, które będą przetwarzały dane osobowe powierzone przez Instytucję w ramach świadczenia usługi informatycznej.
CAS po zakończeniu świadczenia usług informatycznych zobowiązuje się do usunięcia danych osobowych będących przedmiotem świadczenia usługi informatycznej, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie danych osobowych.
W miarę możliwości CAS pomaga Instytucji w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą oraz wywiązywania się z obowiązków określonych w art. 32-36 Rozporządzenia, przy czym CAS jest zobowiązany powstrzymać się od odpowiedzi na to żądanie, chyba że zostanie do tego upoważniony przez Instytucję.
CAS po stwierdzeniu naruszenia ochrony danych osobowych zgłosi ten fakt Instytucji bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu 24h.
CAS zobowiązuje się do dokumentowania wszelkich naruszeń ochrony powierzonych mu danych osobowych, w tym okoliczności naruszenia ochrony danych osobowych, jego skutków oraz podjętych działań zaradczych.
Instytucja zgodnie z art. 28 ust. 3 pkt h) RODO ma prawo kontroli, czy środki zastosowane przez CAS przy przetwarzaniu i zabezpieczeniu danych osobowych spełniają warunki opisane w umowie.
CAS może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania podwykonawcom jedynie w celu realizacji usług w zakresie wsparcia technicznego, administrowania infrastrukturą techniczną CAS oraz przeprowadzenia prac rozwojowych w ramach OSA. CAS zobowiązuje się, że dane osobowe zostaną powierzone wyłącznie podmiotom, które spełniają wymagania i wytyczne w zakresie przetwarzania danych określone niniejszym Regulaminem, RODO oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
CAS ponosi pełną odpowiedzialność wobec Instytucji za niewywiązanie się ze spoczywających na podwykonawcy obowiązków ochrony danych.
CAS jest odpowiedzialne za udostępnienie lub wykorzystanie danych osobowych niezgodnie z Regulaminem, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.
CAS zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Instytucji o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez CAS danych osobowych, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania tych danych, skierowanych do CAS, a także o wszelkich planowanych, o ile są wiadome, lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących przetwarzania w CAS tych danych osobowych, w szczególności prowadzonych przez inspektorów upoważnionych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Niniejszy ustęp dotyczy wyłącznie danych osobowych powierzonych przez Instytucję.

§9 Przetwarzanie danych osobowych

Administratorem danych osobowych zawartych w elektronicznym formularzu rejestracyjnym (dalej: “dane osobowe” w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 UE z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: „RODO”), jest Centrum Archiwistyki Społecznej z siedzibą w Warszawie (02-516) ul. Rejtana 17, lok. 25/26/27, tel: 22 294 11 00.
Administrator przetwarza dane w celu:
1. realizacji umowy o świadczeniu usług informatycznych pomiędzy CAS a Instytucją, tj. umożliwienia korzystania z serwisu w zakresie modyfikowania, wprowadzania i publikowania treści w serwisie OSA, w tym w celu rejestracji instytucji i utworzenia konta Kierownika, Redaktora lub Edytora OSA - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
2. przekazywania subskrybowanego newslettera na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
3. analizy i statystyki - by stale poprawić jakość usług świadczonych w ramach Serwisów CAS i dostosowywać ich funkcjonalności do potrzeb użytkowników oraz w celu wykrywania ewentualnych nadużyć, identyfikacji i przeciwdziałania zagrożeniom dla stabilności i poprawności działania Serwisów CAS na podstawie 6 ust. 1 lit. f RODO.
Więcej informacji dotyczących zasad ochrony danych osobowych (w tym podstaw przetwarzania danych osobowych) Użytkowników można znaleźć w Polityce Prywatności dostępnej na stronie internetowej: https://zbioryspoleczne.pl/polityka-prywatnosci oraz w elektronicznym formularzu rejestracyjnym.
Użytkownik może w każdej chwili zażądać zaprzestania przetwarzania danych osobowych. Żądanie może być dokonane w jakiejkolwiek formie, w szczególności poprzez przesłanie żądania na adres: iod@cas.org.pl i nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania danych przed wystosowaniem żądania o jego zaprzestaniu.
Dane osobowe nie są udostępniane podmiotom trzecim, chyba że następuje to w związku z powierzeniem przetwarzania danych przez Administratora lub na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów.
Prawa osób, których dane dotyczą, o których mowa w Polityce Prywatności można realizować przesyłając żądanie na adres: iod@cas.org.pl.

§10 Postanowienia końcowe

Regulamin jest dostępny w Panelu redaktora OSA i Serwisie zbioryspoleczne.pl w postaci umożliwiającej jego wydrukowanie, pobranie oraz zapisanie na nośniku danych.
CAS zastrzega sobie prawo do dokonywania jednostronnych zmian regulaminu. Każda zmiana będzie ogłaszana w Panelu Redaktora OSA i Serwisie zbioryspoleczne.pl przynajmniej 7 dni przed wejściem w życie.
Korzystanie przez Użytkownika z Serwisu zbioryspoleczne.pl po wprowadzeniu zmian w regulaminie oznacza jego akceptację.
W sprawach nieuregulowanych regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustaw szczegółowych obowiązujących na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
Regulamin wchodzi w życie z dniem 5 kwietnia 2022 roku.

Odzyskiwanie hasła